My Arkevia ist ein digitaler Tresor für elektronische Gehaltsabrechnungen. Der Dienst, der vom Arbeitgeber bereitgestellt wird, speichert die Gehaltsabrechnungen in elektronischer Form und macht sie dem Arbeitnehmer über einen sicheren persönlichen Bereich zugänglich. Die Schwierigkeit tritt auf, wenn man versucht, alte Dokumente einzusehen, manchmal mehrere Jahre nach dem Verlassen eines Unternehmens.
Aktivierung des My Arkevia-Kontos: Die Voraussetzung, die viele vernachlässigen
Die Funktionsweise des Tresors basiert auf einem einfachen Prinzip: Der Arbeitgeber legt die Abrechnungen ab, der Arbeitnehmer greift über sein Konto darauf zu. Das Problem tritt jedoch im Vorfeld auf, zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Zugangs.
Damit die Gehaltsabrechnungen nach einem Ausscheiden einsehbar bleiben, muss das Konto mindestens einmal während der Beschäftigungsdauer aktiviert worden sein. Konkret übermittelt die Personalabteilung eine Benutzer-ID und ein vorläufiges Passwort. Solange der Arbeitnehmer sich nicht zum ersten Mal anmeldet, existiert der Tresor, bleibt jedoch von seiner Seite aus unzugänglich.
Der zweite kritische Punkt betrifft die zugeordnete E-Mail-Adresse. Bei der Aktivierung ist es möglich, eine persönliche Adresse anzugeben, die sich von der beruflichen E-Mail unterscheidet. Wenn dieser Schritt ignoriert wird, wird das Verfahren zur Wiederherstellung des Passworts nach einem Ausscheiden deutlich komplizierter, da die berufliche Adresse in der Regel vom ehemaligen Arbeitgeber deaktiviert wird. Das Vorgehen zur Wiederherstellung seiner Gehaltsabrechnungen bei My Arkevia hängt daher stark von dieser ursprünglichen Konfiguration ab.
Gesetzliche Aufbewahrungsdauer von Abrechnungen in einem digitalen Tresor
Die Konkurrenten von Arkevia und der Dienst selbst sprechen oft von einer “lebenslangen” Archivierung. Die rechtliche Realität ist präziser.
Nach französischem Recht muss eine elektronisch über einen digitalen Tresor bereitgestellte Gehaltsabrechnung mindestens 50 Jahre oder bis zum 75. Lebensjahr des Arbeitnehmers zugänglich bleiben. Diese Dauer übersteigt bei weitem die Verpflichtung des Arbeitgebers, der nur eine Kopie für 5 Jahre aufbewahrt. Mit anderen Worten, selbst wenn das Unternehmen schließt oder den Lohnanbieter wechselt, bleibt der Tresor des Arbeitnehmers theoretisch über Jahrzehnte hinweg gefüllt und einsehbar.
Diese Unterscheidung hat eine direkte Konsequenz: Der digitale Tresor ist kein einfaches Duplikat des Lohnservices des Unternehmens. Es ist ein persönlicher Bereich, der von der vertraglichen Beziehung zum Arbeitgeber losgelöst ist. Die bereits abgelegten Dokumente bleiben dort, selbst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Anmeldung bei My Arkevia nach einem Ausscheiden: Was sich ändert und was bleibt
Am Tag, an dem der Arbeitsvertrag endet, hört der Arbeitgeber auf, den Tresor mit neuen Dokumenten zu füllen (außer möglicherweise mit der Abschlussabrechnung oder dem Arbeitszeugnis, die manchmal in den folgenden Tagen abgelegt werden). Der Zugang zum Konto wird jedoch nicht unterbrochen.
Der Arbeitnehmer behält das Recht auf Einsichtnahme, Download und Portabilität aller bereits in seinem Bereich vorhandenen Dateien. Dieses Recht ist unabhängig von der Beziehung zum ehemaligen Arbeitgeber garantiert.
Mehrere Situationen können jedoch problematisch sein:
- Der Arbeitnehmer hat sein Konto während der Vertragsdauer nie aktiviert. In diesem Fall erfordert die Wiederherstellung die Kontaktaufnahme mit dem Support des Dienstes oder dem ehemaligen Arbeitgeber, um neue Zugangsdaten zu erhalten.
- Die angegebene E-Mail-Adresse war die berufliche Adresse, die jetzt inaktiv ist. Die Zurücksetzung des Passworts schlägt fehl, und es muss ein alternatives Identifikationsverfahren über die Plattform durchlaufen werden.
- Das Unternehmen hat inzwischen den Anbieter des digitalen Tresors gewechselt. Die vor der Migration abgelegten Abrechnungen bleiben im alten Tresor, aber der Arbeitnehmer muss manchmal auf zwei verschiedene Bereiche zugreifen, um die vollständige Historie zu finden.
Herunterladen seiner Abrechnungen zur lokalen Aufbewahrung
Einmal angemeldet, ermöglicht die Plattform My Arkevia das Herunterladen jeder Abrechnung einzeln im PDF-Format. Bei einer langen Historie kann dieser Vorgang zeitaufwendig sein. Einige Nutzer ziehen es vor, ihre Abrechnungen zusätzlich zum Tresor auf einer Festplatte oder einem persönlichen Speicherplatz aus Sicherheitsgründen zu archivieren.
GDPR-Rechte und Datenportabilität bei My Arkevia
Die Datenschutz-Grundverordnung gewährt dem Arbeitnehmer ein Recht auf Zugang, Berichtigung und Portabilität der in seinem digitalen Tresor gespeicherten Informationen. In der Praxis bedeutet dies, dass es möglich ist, die Exportierung aller Dokumente in ein nutzbares Format zu beantragen.
Der ehemalige Arbeitgeber kann die abgelegten Abrechnungen nach Beendigung des Vertrags nicht mehr einsehen. Der Tresor bleibt strikt persönlich. Diese Abgrenzung wird durch die Einhaltung der Sicherheits- und Vertraulichkeitsanforderungen der Vorschriften gewährleistet.
Wenn ein Arbeitnehmer sein Konto oder alle seine Daten löschen möchte, kann er sein Recht auf Löschung ausüben. Dieser Schritt ist endgültig: Gelöschte Abrechnungen sind nicht wiederherstellbar. Daher ist es ratsam, vor einer Löschung jedes Dokument herunterzuladen und zu sichern.
Best Practices, um den Zugang zu seinen Gehaltsabrechnungen nie zu verlieren
Die meisten Schwierigkeiten, mit denen Nutzer von My Arkevia konfrontiert sind, resultieren aus unzureichender Vorbereitung. Einige einfache Reflexe helfen, diese Situationen zu vermeiden:
- Das Konto sofort nach Erhalt der Zugangsdaten aktivieren, ohne auf das Ende des Vertrags zu warten. Die erste Anmeldung ist die notwendige Bedingung, um den Zugang zu erhalten.
- Eine persönliche E-Mail-Adresse mit dem Konto verknüpfen und regelmäßig überprüfen, ob sie weiterhin gültig ist.
- Die Abrechnungen regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, herunterladen, um eine lokale Kopie unabhängig von der Plattform zu haben.
- Die Zugangsdaten in einem Passwort-Manager notieren, insbesondere wenn mehrere digitale Tresore im Laufe der verschiedenen Arbeitgeber existieren.
Der digitale Tresor My Arkevia erfüllt seine Archivierungsfunktion auf lange Sicht, vorausgesetzt, der Arbeitnehmer hat darauf geachtet, seinen Zugang im Voraus zu validieren. Die gesetzliche Aufbewahrungsdauer schützt die Dokumente über mehrere Jahrzehnte, aber dieser Schutz ist wertlos, wenn das Konto nie aktiviert wurde. Die nützlichste Handlung bleibt die einfachste: sich einmal anzumelden, eine persönliche Adresse anzugeben und seine Zugangsdaten aufzubewahren.