My Arkevia is een digitale kluis voor gedigitaliseerde loonstroken. De service, gefinancierd door de werkgever, bewaart de loonstroken in elektronische vorm en maakt ze toegankelijk voor de werknemer via een beveiligde persoonlijke ruimte. De moeilijkheid ontstaat wanneer men probeert oude documenten te raadplegen, soms meerdere jaren na het verlaten van een bedrijf.
Activatie van het My Arkevia-account: de vereiste die velen negeren
De werking van de kluis is gebaseerd op een eenvoudig principe: de werkgever plaatst de loonstroken, de werknemer krijgt toegang via zijn account. Het probleem doet zich voor in de aanloop, op het moment van het aanmaken van deze toegang.
Om ervoor te zorgen dat de loonstroken na vertrek raadpleegbaar blijven, moet het account minstens één keer geactiveerd zijn tijdens de werkperiode. Concreet stuurt de HR-service een identificatie en een tijdelijk wachtwoord. Zolang de werknemer deze eerste verbinding niet maakt, bestaat de kluis wel, maar blijft deze aan zijn kant ontoegankelijk.
Het tweede kritieke punt betreft het bijbehorende e-mailadres. Bij de activatie is het mogelijk om een persoonlijk adres op te geven dat verschilt van het professionele e-mailadres. Als deze stap wordt genegeerd, wordt de procedure voor het herstellen van het wachtwoord na vertrek veel complexer, omdat het professionele adres meestal door de voormalige werkgever wordt gedeactiveerd. De stappen om je loonstroken my Arkevia te vinden hangen dus sterk af van deze initiële configuratie.
Wettelijke bewaartermijn van loonstroken in een digitale kluis
De concurrenten van Arkevia en de service zelf spreken vaak over een “levenslange” archivering. De juridische realiteit is preciezer.
Volgens het Franse recht moet een loonstrook die elektronisch wordt verstrekt via een digitale kluis toegankelijk blijven gedurende ten minste 50 jaar of tot de werknemer 75 jaar oud is. Deze termijn overschrijdt ruimschoots de verplichting van de werkgever, die slechts een kopie gedurende 5 jaar bewaart. Met andere woorden, zelfs als het bedrijf sluit of van salarisadministrateur verandert, blijft de kluis van de werknemer theoretisch gevuld en raadpleegbaar gedurende tientallen jaren.
Deze onderscheiding heeft een directe consequentie: de digitale kluis is geen eenvoudige duplicaat van de salarisadministratie van het bedrijf. Het is een persoonlijke ruimte, losgekoppeld van de contractuele relatie met de werkgever. De documenten die al zijn geplaatst blijven daar zelfs na de beëindiging van het arbeidscontract.
Toegang tot My Arkevia na vertrek: wat verandert en wat blijft
Op de dag dat het arbeidscontract eindigt, stopt de werkgever met het aanvullen van de kluis met nieuwe documenten (met uitzondering van het eindafrekeningsdocument of het werkcertificaat, die soms in de dagen daarna worden geplaatst). De toegang tot het account wordt echter niet afgesloten.
De werknemer behoudt het recht om te raadplegen, te downloaden en te verplaatsen op alle bestanden die al in zijn ruimte aanwezig zijn. Dit recht is gegarandeerd, ongeacht de relatie met de voormalige werkgever.
Er zijn echter verschillende situaties die problemen opleveren:
- De werknemer heeft zijn account nooit geactiveerd tijdens de looptijd van het contract. In dat geval is het herstel nodig om de ondersteuning van de service of de voormalige werkgever te contacteren voor nieuwe inloggegevens.
- Het opgegeven e-mailadres was het professionele adres, dat nu inactief is. Het opnieuw instellen van het wachtwoord mislukt, en men moet een alternatieve identificatieprocedure via het platform volgen.
- Het bedrijf is ondertussen van digitale kluisprovider veranderd. De vóór de migratie geplaatste loonstroken blijven in de oude kluis, maar de werknemer moet soms toegang krijgen tot twee verschillende ruimtes om zijn volledige geschiedenis te vinden.
Downloaden van loonstroken voor lokale opslag
Eenmaal ingelogd, stelt het My Arkevia-platform in staat om elke fiche individueel in PDF-formaat te downloaden. Voor een lange geschiedenis kan deze operatie tijd kosten. Sommige gebruikers geven er de voorkeur aan hun loonstroken op een harde schijf of een persoonlijke opslagdienst te archiveren naast de kluis, uit voorzorg.
GDPR-rechten en gegevensportabiliteit op My Arkevia
De algemene verordening gegevensbescherming geeft de werknemer het recht op toegang, rectificatie en portabiliteit van de informatie die in zijn digitale kluis is opgeslagen. In de praktijk betekent dit dat het mogelijk is om te vragen om de export van al zijn documenten in een bruikbaar formaat.
De voormalige werkgever kan de geplaatste loonstroken niet meer inzien zodra het contract is beëindigd. De kluis blijft strikt persoonlijk. Deze scheiding is gegarandeerd door de naleving van de service aan de veiligheids- en vertrouwelijkheidsvereisten die door de regelgeving zijn opgelegd.
Als een werknemer zijn account of al zijn gegevens wil verwijderen, kan hij zijn recht op verwijdering uitoefenen. Deze procedure is definitief: verwijderde loonstroken zijn niet herstelbaar. Het is dus beter om vóór elke verwijdering elk document te hebben gedownload en opgeslagen.
Goede praktijken om nooit de toegang tot je loonstroken te verliezen
De meeste problemen die gebruikers van My Arkevia ondervinden, komen voort uit een gebrek aan voorbereiding. Enkele eenvoudige reflexen helpen om deze situaties te vermijden:
- Activeer het account onmiddellijk na ontvangst van de inloggegevens, zonder te wachten tot het einde van het contract. De eerste verbinding is de noodzakelijke voorwaarde om toegang te behouden.
- Koppel een persoonlijk e-mailadres aan het account en controleer regelmatig of het nog steeds geldig is.
- Download je loonstroken regelmatig, minstens één keer per jaar, om een lokale kopie te hebben die onafhankelijk is van het platform.
- Noteer de inloggegevens in een wachtwoordbeheerder, vooral als er meerdere digitale kluizen bestaan bij opeenvolgende werkgevers.
De digitale kluis My Arkevia vervult zijn rol van archivering op lange termijn, op voorwaarde dat de werknemer ervoor heeft gezorgd dat hij zijn toegang vooraf heeft gevalideerd. De wettelijke bewaartermijn beschermt de documenten gedurende meerdere decennia, maar deze bescherming is niets waard als het account nooit is geactiveerd. De meest nuttige stap blijft de eenvoudigste: een eerste keer inloggen, een persoonlijk adres opgeven en je inloggegevens bewaren.